Een sterk en flexibel functioneel beheerteam, wie wil dat niet!


Man die probeert een pot augurken open te maken

Flexibel en sterk is wat een functioneel beheerteam zou moeten zijn. Met sterk bedoel ik dat het team weerbaar is tegen variaties uit hun omgeving. Zoals we allen weten willen de omgevingsfactoren nogal variëren  Dus we zullen een team moeten bouwen dat hier tegen bestand is.

Om daar grip op te krijgen kunnen we gebruik maken de Lean Tool van de 1:3 & 3:1.

De 1:3 & 3:1 regel staat voor:

1 functioneel beheerder beheerst minimaal 3 taken (flexibel) en minimaal 3 functioneel beheerders beheersen 1 specifieke taak (sterk).

Het doel om dit toe te passen is het creëren en beheren van robuustheid binnen een proces om zo een stabiele basis te vormen. Het optimaliseren van een instabiel proces kan nooit leiden tot effectief proces waar verbeteringen blijvend zijn. Het is een verspilling van tijd en geld!

We moeten af stappen dat een functioneel beheerder veel taken (schaap met de vijf poten) kan verrichten zonder enige vorm van sturing. Helaas is het in veel organisatie zo dat slechts 1 functioneel beheerder 1 taakgebied (applicatie) bestiert. Er wordt teveel veel gebruik wordt gemaakt van de expertise van functioneel beheerders. De planning wordt hier in veel gevallen op ingedeeld. Is een functioneel beheerder om welke reden dan ook niet (meer) in staat zijn functie uit te kunnen voeren dan heeft dit in deze situatie grote gevolgen voor zijn taak. De betreffende taak wordt hierdoor niet (of slecht) meer uitgevoerd.

Voorbeeld

De expertise van ‘Functioneel beheerder A’ is: Gebruikersondersteuning.
De expertise van ‘Functioneel beheerder B’ is: Wijzigingen beheer.
De expertise van ‘Functioneel beheerder C’ is: Toetsen en testen.
De expertise van ‘Functioneel beheerder D’ is: Specificeren

Een verstoring treedt op zodra bijvoorbeeld ‘Functioneel beheerder C’ ziek wordt.

Het uitvallen van een functioneel beheerder mag nooit een negatieve impact hebben op het team! (standhouden).

Naarmate functioneel beheerders breder inzetbaar zijn en meerdere taken kunnen uitvoeren, neemt de flexibiliteit van het team toe. Je kan nu makkelijker schuiven met de resources. Een groot voordeel voor elk functioneel beheerteam dat te maken heeft met een variërende klantvraag. Je zult zien dat door de variatie van werk de arbeidsvreugde en motivatie toe zal nemen in het team. Het spreekt voor zich dat medewerkers die breed inzetbaar zijn een grotere waarde hebben voor een organisatie.

In de onderstaande tabel heb ik een voorbeeld neergezet over een team dat niet stabiel is.

Voorbeeld van een inzetbaarheidsmatrix

Voorbeeld van een inzetbaarheidsmatrix

Legenda

Score 0 – 25%: Uitsluitend met begeleiding
Score 25 – 50%: Eenvoudig werk zelfstandig
Score 50 – 75%: Zelfstandig, niet opleiden
Score 75 – 100%: Zelfstandig, wel opleiden

In het voorbeeld is een weergave zoals de in veel functioneel beheerteams. Met deze inzetbaarheidsmatrix kan er een inleertraject opgestart worden om de kennis en vaardigheden van de functioneel beheerders te vergroten en de robuustheid (stabiliteit) van het betreffende proces. De inzetbaarheidsmatrix is visuele voorstelling hoe het team ervoor staat en moet voortdurend worden bijgewerkt.

Met met behulp van de inzetbaarheidsmatrix rekening worden gehouden met de toekomstige plannen van de organisatie. Zo kan je de functioneel beheerders gericht coachen en trainen!

mm
OVER DE AUTEUR
Waar is Daniël goed in: Mensen & processen opnieuw voorzien van engergie en kracht. Als gedreven professional helpt hij organisaties en teams in de transitie naar Lean werken. Hierbij leunt hij op zijn jarenlange ervaring op het gebied van Lean en IM. Zijn credo: Snelheid + re-energizing = snel succes! Je kan contact opnemen via de contactpagina.
Gerelateerde berichten

Laat een reactie achter